Simon Meier et Lukas Geiger travaillent dans différentes organisations en tant que responsables ad intérim pour nos client.es. L’ouverture, la curiosité et une communication transparente constituent la base d’une collaboration réussie. Dans cette interview, les deux socialdesigner expliquent comment l’organisation mandante et son personnel, mais aussi eux-mêmes, peuvent tirer profit de mandats de gestion ad intérim.

d.g.à.d. : Simon Meier, Lukas Geiger

Trouver la bonne personne pour un poste de direction peut être un défi. Ainsi, lorsqu’un collaborateur ou une collaboratrice occupe un poste clé, il est souvent impossible d’assurer une transition sans heurts. D’une part, le recrutement d’une personne adéquate prend du temps et, en particulier pour les postes de direction, les personnes ne sont pas toujours disponibles au moment souhaité en raison des longs délais de résiliation de leurs contrats de travail.

Dans de tels cas, une solution intérimaire peut être mise en place : une personne interne ou externe reprend le poste vacant et les tâches y relatives pour une période déterminée. Cela permet de garantir que les collaborateurs et collaboratrices ainsi que les parties prenantes externes à l’organisation continuent d’avoir un interlocuteur ou une interlocutrice. Aussi, les activités opérationnelles peuvent ainsi se poursuivre comme d’habitude. Nos collaborateurs Lukas Geiger et Simon Meier nous donnent un aperçu du rôle de responsable ad intérim et nous expliquent ce à quoi ils sont particulièrement attentifs lors d’une telle mission et ce qu’ils ont appris de ces expériences dans différentes organisations.

Avec quelle attitude/approche vous engagez-vous dans un mandat de direction ?

Lukas Geiger : Il est essentiel d’adopter une attitude ouverte et surtout curieuse. Il est important de reconnaître que la direction précédente a également fait du bon travail, qu’il faut apprécier et respecter. En outre, il est important de faire preuve d’ouverture dans la communication avec la nouvelle équipe : on ne peut pas tout savoir, surtout dans les domaines plutôt implicites. Le fait d’en parler et de montrer que l’on est heureux de recevoir certains conseils peut créer une confiance mutuelle. En tant que personne externe, on a la possibilité, surtout au début, de poser beaucoup de questions. Cela peut permettre de clarifier les choses rapidement, ce qui est très apprécié dans la plupart des cas.

Simon Meier : Je suis d’accord avec Lukas : l’ouverture à la nouveauté joue un rôle central. En outre, je pense qu’il est important de réaliser que les éventuelles difficultés, si elles existent, n’ont que peu à voir avec les membres de l’équipe. Ce sont plutôt leurs fonctions/rôles, l’interaction entre les différentes fonctions/rôles et l’organisation elle-même qui posent un problème. J’essaie toujours de comprendre en premier lieu en observant, sans juger ni condamner. En outre, comme partout, une bonne dose de courage et d’humanité est nécessaire.

De votre point de vue, à quoi faut-il faire particulièrement attention pendant un mandat de direction ad intérim ?

Lukas Geiger : Dans un mandat de direction, on ne peut pas changer fondamentalement le monde ou l’organisation. Mais on peut faire bouger les choses en remettant en question certains éléments tout en les rendant explicits. Cela peut souvent conduire à plus de clarté et à un certain apaisement. Il est important que le mandat soit finalement transmis de manière ordonnée et structurée à la nouvelle personne. Il peut être utile de documenter les différentes activités et (petites) mesures dans le sens de la gestion des connaissances, car beaucoup d’éléments sont vite oubliés.

Simon Meier : En tant que responsable, je suis toujours présent et je suis l’interlocuteur pour tous les questions et sujets qui se posent. En outre, le rôle que j’assume doit être clair. Il est important de clarifier les domaines dans lesquels je peux apporter mon soutien, mais aussi les limites et ce qui ne relève pas de la responsabilité de mon rôle. En tant que responsable, je souhaite également créer un engagement avec les collaborateurs et collaboratrices. C’est pourquoi je clarifie au début de mon mandat, ensemble avec l’équipe, la manière dont nous collaborons, comment les missions sont attribuées, quelles sont les attentes et les exigences réciproques, etc. Cela permet de rassurer l’équipe et de créer une base de confiance grâce à un langage commun. Un dernier point que je trouve très important est que, dans ce rôle aussi, je peux apporter de manière proactive mon attitude professionnelle.

Qu’avez-vous appris grâce ou à la suite de vos mandats de direction ?

Lukas Geiger : Une organisation ne s’arrête jamais. Que ce soit au bout d’un mois ou de six mois, une organisation se trouve toujours à un autre point qu’au début du mandat. Ce serait également le cas s’il n’y avait pas de mandat de direction externe, mais cela resterait alors plutôt implicite. Pour de nombreux collaborateurs et collaboratrices, l’arrivée d’une direction externe est une bonne occasion d’assumer davantage de responsabilités ou d’augmenter leur degré d’autonomie. Parfois, cela se fait inconsciemment, mais la direction peut aussi y contribuer. Comme je suis moins présent physiquement en tant que responsable ad intérim, cela peut se traduire par exemple par le fait que les échanges peuvent moins souvent avoir lieu « entre deux portes » et exigent donc une autre forme de préparation et d’engagement. Cela peut être un peu irritant au début, mais la plupart des collaborateurs et collaboratrices travaillent de manière plus structurée et plus autonome.

Simon Meier : Les dirigeant.es externes sont constamment sous surveillance au sein d’une organisation. Il est donc d’autant plus important de favoriser l’acceptation et la confiance à tous les niveaux – donner confiance peut conduire à la confiance. Et comme dans tous les domaines de la vie, l’humour peut ici aussi être très libérateur et déculpabilisant. Une chose importante que je retire de ces mandats, c’est que je ne dois pas toujours être accepté par tous pour que cela fonctionne. Mais ce n’est pas toujours facile à supporter. En outre, la fin du mandat doit être préparée suffisamment tôt, car elle implique un nouveau changement pour l’ensemble de l’organisation ou du moins pour une partie d’elle. Même si l’on intervient en tant que responsable externe dans le cadre d’un mandat, on fait tout de même partie du système organisationnel, et ce bien plus que dans le rôle de consultant ou dans un setting de coaching. Et même en tant que responsable ad intérim, on n’est pas à l’abri de faire des erreurs. Il est donc d’autant plus important de pouvoir les assumer et de trouver des solutions ensemble.

Nous vous remercions vivement pour cet aperçu passionnant de votre activité de responsable ad intérim. Nous vous souhaitons d’ores et déjà beaucoup de plaisir pour votre prochaine mission.